Årsplan

Styrets arbeid gjennom året

Felleskostnader og endringer

Endringer i felleskostnadene skal meldes til forretningsfører senest to måneder før endringen skal gjelde. BORI trykker og sender ut giroer for innbetaling av felleskostnader to ganger i året, normalt i juni og desember.

Styret bør gå gjennom budsjettet og vurdere om felleskostnadene må justeres. Dersom kostnadene under andre driftskostnader eller drift og vedlikehold avviker vesentlig fra tidligere år, skal forretningsfører varsles så tidlig som mulig.

Frist for bestilling av nye giroer ved endring av felleskostnader er senest åtte uker før forfall.

 Likviditetsbudsjett

Likviditetsbudsjettet utarbeides av styret i 4. kvartal. Budsjettet bør brukes aktivt for å vurdere økonomien og om det er behov for tiltak eller justeringer i felleskostnadene.

 Økonomiske rapporter

I henhold til ordinær forretningsførerkontrakt utarbeides det tre økonomiske rapporter i året. Rapportene viser blant annet:

  • årets budsjett,

  • budsjett hittil i år

  • regnskap hittil i år

  • inntekter og utgifter

  • finansielle poster

  • fordringer, gjeld og disponible midler

Styret henter også ut økonomiske rapporter månedlig fra styreportalen og lager egne rapporter og budsjettsammenstillinger. Avvik følges opp med tiltak, og ved behov innhentes bistand fra forretningsfører.

Planlegging av generalforsamling

Agenda for generalforsamlingen settes opp med forslag fra andelseierne. Det bestemmes også tid og sted for møtet. Det må settes av nok tid til rettelser, trykking og utsendelse av årsberetning.

Årsberetningen skal være andelseierne i hende minst 8 dager og høyst 20 dager før generalforsamlingen.

Det bør også tas stilling til:

  • forslag til møteleder

  • eventuelt styrehonorar

refusjon av telefon-, reise- og portoutgifter

 

Innkalling til generalforsamling

Ordinær generalforsamling i borettslag skal avholdes innen 30. juni hvert år.

Ekstraordinær generalforsamling kan holdes når styret finner det nødvendig, eller når revisor eller minst to andelseiere som til sammen representerer minst en tiendedel av stemmene, krever det.

Innkalling skal sendes skriftlig minst 8 og høyst 20 dager før møtet. Ved behov kan ekstraordinær generalforsamling innkalles med kortere frist, men ikke kortere enn 3 dager.

Innkallingen skal angi hvilke saker som skal behandles. Saker som ikke står på innkallingen, kan ikke tas opp.

 Forslag fra andelseiere

Saker som andelseiere ønsker behandlet på ordinær generalforsamling, skal tas inn som forslag i innkallingen dersom de fremsettes innen fristen i vedtektene. Vanlig frist er ofte 8 uker.

Rettidig innsendte forslag skal settes på sakslisten, uavhengig av innhold. Det er generalforsamlingen som avgjør om forslaget skal behandles videre.

 Årsberetning

Styrets årsberetning skal behandles som egen sak på generalforsamlingen. Forretningsfører og styret utarbeider årsberetningen i fellesskap for foregående år.

Årsberetningen skal være en egen del, adskilt fra årsregnskapet, men med innhold som samsvarer med regnskapet. Den skal blant annet beskrive:

  • virksomhetens art og hvor den drives,

  • forutsetning for fortsatt drift,

  • arbeidsmiljø,

  • forhold som kan påvirke ytre miljø,

andre vesentlige forhold som ikke fremgår av regnskapet.

 

 Utdeling av årsberetningshefter

Årsberetningsheftene leveres normalt til styret eller den styret har utpekt. Heftene skal deles ut til husstandene minst 8 dager og høyst 20 dager før generalforsamlingen.

Alle andelseiere med kjent adresse skal ha innkalling. Beboere med tilskriveradresse får innkalling sendt fra BORI, og postgang må tas med i planleggingen.

 Generalforsamling

Borettslag skal avholde generalforsamling innen 30. juni hvert år. Gjennomføringen reguleres av vedtektene og lov om borettslag.

På generalforsamlingen skal følgende behandles:

  • saker som etter lov eller vedtekter skal opp,

  • godkjenning av styrets årsberetning,

  • godkjenning av årsregnskapet.

Andelseier og ektefelle/samboer kan møte, men det er bare én stemme per andel. Ektefelle eller samboer må ha fullmakt for å kunne stemme på vegne av andelen.

Framleiere har rett til å møte, men uten stemmerett. Andelseier kan møte ved fullmektig dersom vedkommende ikke kan møte selv. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier.

 Konstituering av nytt styre

Konstituerende styremøte holdes vanligvis rett etter ordinær generalforsamling. Her velges nestleder og sekretær. På første ordinære styremøte fordeles øvrige oppgaver.

Det skal sendes inn skjema til Brønnøysundregistrene med opplysninger om styret og varamedlemmer. Det må også avklares hvem som har anvisnings- og attestasjonsrett i styreportalen.

Styret fremmer også forslag til generalforsamlingen om styrehonorar for kommende år. Honorar fordeles vanligvis på møte i januar/februar og legges frem på generalforsamlingen.

 Styrets arbeid

Det er viktig at årsberetningen gir god og korrekt informasjon om boligselskapet. Styret bør derfor så tidlig som mulig på nyåret sende forretningsfører et utkast til punktet styrets arbeid i årsberetningen.

Punktet kan for eksempel omfatte:

  • antall styremøter og kostnader

  • ekstraordinær generalforsamling

  • underutvalg

  • informasjon til beboerne

  • beboermøter

  • kurs og møter

  • dugnad og velferdstiltak,

  • inngåtte avtaler og kontrakter

  • ansettelser

  • serviceavtaler og kontroll av brannvern

  • vedlikehold og rehabilitering

  • tilstandsvurderinger

  • planlagte vedlikeholdsarbeider

  • oppfølging av HMS

  • utmerkelser

  • regulering av felleskostnader

  • skifte av forsikringsselskap

  • rettssaker eller tvister

  • bomiljø og trafikkforhold

 Regnskapsmøte

De første forberedelsene til vårens generalforsamling starter med et styre- og regnskaps møte tidlig på året, gjerne sammen med forretningsfører. Målet er å sikre tilgang til nødvendige regnskapsbilag og selskaps opplysninger for å sette opp korrekt årsregnskap.

I møtet vedtas:

  • årsregnskapet for foregående år

  • årsberetningen

  • budsjettet for inneværende år

 

 Årsregnskap

Årsregnskapet består av tre hoveddeler:

  • drifts oversikt

  • oversikt over eiendeler og gjeld

  • tilleggsopplysninger og noter

Regnskapet skal vise hva felleskostnadene er brukt til, samt gi oversikt over resultat og disponible midler ved årsskiftet. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer før utsendelse.

 Valgkomitéarbeid

På generalforsamlingen velges valgkomité. Komiteen kan bestå av én eller flere personer, men tre er vanligst. Valgkomiteens oppgave er å innstille kandidater til valg på neste generalforsamling.

Styret eller forretningsfører bør i januar sende påminnelse til valgkomiteen om at arbeidet må starte. Det bør samtidig opplyses hvem som står på valg og hvilke tillitsvalgte som har sittet siden forrige generalforsamling.

Valgkomiteen skal også innstille delegat til BORIs generalforsamling. Delegaten må være andelseier i borettslaget. Dersom flere eier andelen sammen, er alle valgbare, men bare én kan velges.